Transporto valdymo sistema (TMS) — kritiškai svarbus įrankis bet kuriai pervežimo įmonei, kuri nori augti. Bet rinkoje yra dešimtys pasirinkimų, ir lengva pasirinkti netinkamą. Šis gidas padės.
Kas yra TMS sistema
TMS — tai programa, kuri valdo visus pervežimo proceso etapus: užsakymų priėmimą, vairuotojų paskirstymą, maršrutų planavimą, pristatymo patvirtinimą, sąskaitų generavimą, klientų bazę.
Geras TMS pakeičia: Excel lenteles, WhatsApp grupes, popierinius kvitukus, atskirus kalendorių, atskirus apskaitos failus.
Pasirinkimo kriterijai
1. Lietuvių kalba ir LT teisės atitiktis
PVM sąskaitos pagal LR įstatymus, CMR formos su mūsų teisinėmis specifikacijomis, vartotojo sąsaja lietuvių kalba — tai būtina. Anglų kalbos sistemos veikia, bet vairuotojui ir dispečeriui kasdien sunkiau.
2. Mobilioji programėlė vairuotojui
Vairuotojui reikia paprasto įrankio, ne sudėtingos sistemos. Patikrinkite: ar programėlė veikia ir iOS, ir Android? Ar dirba silpno signalo vietose? Ar reikia apmokymo?
3. Kainodara
Anglų kalbos giganai (Track-POD, Onfleet) kainuoja 100–200 € per mėnesį. Vietiniai sprendimai — nuo 39 € (Getfast Early Bird kaina pirmoms 100 įmonių). Vertinkite, ką gauname už pinigus, ne tik kainą.
Vengkite „pigiausių" sistemų. Jei kaina mažesnė nei 20 € per mėnesį, dažnai trūksta funkcijų arba palaikymo.
4. Funkcijų rinkinys
Privalomos: užsakymų valdymas, vairuotojų sekimas, statusų pipeline, pristatymo patvirtinimas (PIN/parašas/foto), PVM sąskaitos, CMR.
Pageidautinos: maršrutų optimizavimas, klientų portalas, integracijos su buhalterija, ataskaitos.
Nesirinkite sistemos, kuriai trūksta privalomų funkcijų. Papildomos — geriau, bet ne kritinis kriterijus pradžioje.
5. Palaikymas
Kai sistema neveikia, jūs prarandate pinigus. Kokybiškas palaikymas — kritinis. Patikrinkite: ar palaikymas lietuviškai? Per kiek laiko atsako? Ar yra telefonas, ne tik el. paštas?
6. Integracijos
Ar sistema integruojasi su jūsų buhalterine programa (B1, Rivilė, Centas)? Ar palaiko Excel/CSV eksportą?
Šiandien tiesioginės integracijos retai būtinos — eksportas užtenka. Bet ateityje gali tapti svarbiu kriterijumi.
Bandomasis laikotarpis
Bet kuri rimta TMS sistema turi siūlyti nemokamą bandymą — nuo 7 iki 30 dienų. Per šį laiką patikrinkite: ar vairuotojai supranta? Ar dispečeriai pagreitėjo? Ar generuojate sąskaitas pagal LR reikalavimus?
Jei sistema neturi bandymo arba reikalauja kortelės pradžioje — abejotina.
Klaidos, kurių vengti
Nesirinkite pagal funkcijų sąrašą. Daug funkcijų — ne visada gerai. Sudėtinga sistema, kurios niekas nenaudos, blogiau už paprastą, kuria visi naudoja.
Nepasirinkite, žiūrėdami tik į kainą. Pigi sistema, kuri nesutaupo laiko — brangiau už dvigubą kainą sistemos, kuri sutaupo 9 valandas per mėnesį.
Nesirinkite, neužkalbinę dabartinių klientų. Pakvieskite kelias sistemas demonstracijoms. Klauskite, kaip jos sprendžia jūsų konkrečius procesus.
Kas toliau
Jei norite išbandyti TMS sistemą, sukurtą Lietuvos rinkai, Getfast siūlo 14 dienų nemokamą bandymą be banko kortelės. Pradėkite paprastai, augkite kartu su sistema.