Pervežimo įmonės valdymas Excel lentelėmis — tai įprasta praktika daugumai mažų ir vidutinių įmonių Lietuvoje. Patogu, paprasta, visiems pažįstama. Bet kai augate, Excel tampa pagrindine kliūtimi.
Kodėl Excel sustabdo augimą
Pirmas signalas — kai užsakymai pradeda pasimesti. Vienas dispečeris naudoja vieną lentelę, kitas — kitą. Vairuotojų grafikas trečiame faile. Klientų kontaktai ketvirtame. Kai įmonė turėjo 3 vairuotojus, viskas veikė. Su 10 — chaosas.
Antras signalas — klaidos. Žmogus suvedinėja duomenis ranka, ir kažkur kažkada padaro klaidą. Klientas gauna ne tą sąskaitą. Vairuotojas važiuoja ne į tą adresą. Pretenzijos, prarasti klientai, sugaišto laiko valandos.
Trečias signalas — niekas nesimato vienu metu. Klientas paskambina, klausia statuso. Tu turi atidaryti tris failus, paskambinti vairuotojui, atskambinti klientui. 15 minučių vienam atsakymui.
5 žingsnių planas
1 žingsnis — surašykite procesus
Prieš keisdami sistemą, supraskite, ką darote. Užrašykite: kaip ateina užsakymas, kaip jį priskiriate vairuotojui, kaip vairuotojas patvirtina pristatymą, kaip generuojate sąskaitą. Be to nesirinksite tinkamos sistemos.
2 žingsnis — pasirinkite TMS sistemą
TMS (Transport Management System) — tai pervežimo verslo valdymo programa. Lietuvoje turite kelis pasirinkimus: anglų kalbos sprendimus (Track-POD, Onfleet) arba vietines (kaip Getfast). Lietuviškos pranašumas — atitiktis LR teisei, lokalus palaikymas, mažesnė kaina.
3 žingsnis — perkelkite duomenis
Eksportuokite klientų bazę iš Excel į CSV. Sutvarkykite — pašalinkite dublikatus, atnaujinkite kontaktus. Importuokite į naują sistemą. Daugumoje TMS sistemų tai vyksta per kelis paspaudimus.
4 žingsnis — apmokykite komandą
Vairuotojams — paprasta. Mobilioji programėlė atsidaroma vienu paspaudimu, instrukcijų nereikia. Dispečeriams — 30 minučių demonstracija užtenka. Owners — patys pamatysite per pirmą savaitę.
5 žingsnis — atsisakykite Excel iš dalies
Nereikia ištrinti Excel iš karto. Pirmiausia perkelkite užsakymus. Po savaitės — klientų bazę. Po dviejų — sąskaitas. Lygiagretus naudojimas mėnesį padės jautis saugiai.
Klaidos, kurių vengti
Negalvokite, kad „Excel veikia, kam keisti". Veikia, kol nebeveikia. Užsakymas dingo, klientas atšaukė kontraktą — ir jūs prarandate daugiau, nei sutaupėte „nesikeitimu".
Nedarykite procesų, kurie jums netinka. Geras TMS pritaikomas jūsų darbo metodams. Jei sistema reikalauja keisti viską, pasirinkote ne tą.
Neignoruokite vairuotojų atsiliepimų. Jie kasdien naudoja sistemą — jų požiūris svarbiausias. Jei vairuotojui nepatogu, jis vengs naudoti.
Kas toliau
Jei norite išbandyti šiuolaikinę pervežimo įmonės valdymo sistemą, Getfast siūlo 14 dienų nemokamą bandymą be banko kortelės. Pradėkite paprastai — su vienu užsakymu ir vienu vairuotoju. Pamatykite, kaip pasikeičia darbas.