Klausimas „Excel ar TMS?" — daugumai pervežimo įmonių savininkų tas, į kurį atidedami atsakymai. „Excel veikia". „Per brangu keisti". „Vairuotojai nesupras". Šiame straipsnyje pažiūrėsime į skaičius — ne į emocijas.
Excel pranašumai pervežimo įmonėje
Negirsime to, ko nėra: Excel turi savo vietą. Konkrečiai:
Kaštas. Microsoft 365 Business — 6 EUR/mėn per vartotoją. Google Sheets — nemokama. Tarp 0 ir 30 EUR/mėn už 5 vartotojus.
Pažįstamumas. Beveik kiekvienas Lietuvoje moka Excel. Naujam dispečeriui — 0 minučių apmokymo dėl įrankio.
Lankstumas. Galima sukurti bet kokią lentelę, formulę, ataskaitą. Nereikia laukti kūrėjo atnaujinimo.
Atsarginė kopija paprasta. Failas kopijuojamas kaip bet kuris kitas.
Veikia be interneto. Ne visada svarbu, bet kartais.
Excel trūkumai augančioje įmonėje
Vienkartinis prieiga. Kai du dispečeriai redaguoja vienu metu — vienas perrašo kito darbą. SharePoint ar Google Sheets sutvarko tai iš dalies, bet ne pilnai.
Nėra automatizacijos. Kiekvienas užsakymas suvedamas rankomis. Klientų bazė — atskira lentelė, kurią reikia palaikyti.
Klaidos. Žmogus kopijuoja, pamiršta, sumaišo. Vidutinis Excel atvejis: 1 klaida per 50 įrašų (2 %). Augančiame versle — 1–2 klaidos per dieną.
Nėra mobilumo. Vairuotojas neturi Excel ant telefono — bent jau ne dirbamai. Statusų atnaujinimas vyk per WhatsApp/skambučius.
Nesimato vienu metu. Klientas paskambina, klausia statuso. Reikia atidaryti 3 failus, paskambinti vairuotojui, atskambinti klientui.
Nėra dokumentų. PVM sąskaitos, CMR — generuojama atskirai, įklijuojant duomenis iš Excel.
Saugumas. Failas dingsta — visa istorija dingsta. Excel dažnai neturi versionavimo (Google Sheets — geriau).
7 ženklai, kad Excel nebepakanka
1. Dvi savaitės iš eilės pamiršote bent vieną užsakymą. Bent vienas užsakymas „pasimetė" — vairuotojas neišvyko, klientas atšaukė.
2. Vairuotojai dažniau skambina dispečeriui klausti, ką daryti. Kasdien 5+ skambučiai „kur eit", „ką paimti".
3. Sąskaitų išrašymas užima >5 valandų per mėnesį. Tai jau brangus „dirbtinis darbas".
4. Klientai prašo statuso „dabar". Kai negalite atsakyti per 5 minutes — prarandate klientą.
5. Turite daugiau nei 3 vairuotojus. Su 3 — galima sekti rankomis. Su 5+ — nebe.
6. Mokate buhalterijai daugiau nei reikia. Daug laiko praleidžia tvarkydami jūsų neatitikimus.
7. Negalite pasakyti, koks užsakymas pelningas, o koks ne. Pelno apskaitymas pagal užsakymą — fundamentas, bet Excel sunku.
Tikrasis Excel kaštas — pavyzdys
Įmonė B: 5 vairuotojai, 70 užsakymų per mėnesį, vidutinė užsakymo vertė 400 EUR, mėnesinė apyvarta 28 000 EUR.
Dispečerio laikas Excel valdymui:
Užsakymų suvedimas: 70 × 5 min = 5,8 val.
Statusų atnaujinimas (per WhatsApp): 70 × 4 min = 4,7 val.
Klientų atsakinėjimas „kur mano krovinys?": 25 × 8 min = 3,3 val.
PVM sąskaitų generavimas: 70 × 6 min = 7 val.
CMR pildymas (50 % užsakymų): 35 × 7 min = 4 val.
Buhalterijos eksportas: 4 val per mėn.
Iš viso: ~29 val per mėnesį tik administracinis darbas. Su dispečerio tarifu 12 EUR/val = 348 EUR.
Klaidos:
2 % užsakymų turi klaidą, kuri sukelia vidutinę nuostolio sumą 80 EUR (pretenzija, papildomas pristatymas, kompensacija): 70 × 0,02 × 80 = 112 EUR.
Iš viso „nematomi" Excel kaštai per mėnesį: 460 EUR.
TMS kaštas tame pat scenarijuje
Getfast Pro: 59 EUR/mėn.
Dispečerio laikas:
Užsakymų suvedimas: 70 × 2 min = 2,3 val.
Statusų automatiškai (vairuotojas spaudžia mygtuką): 0 val.
Klientų atsakinėjimas: 5 × 2 min = 0,2 val (klientai patys mato statusą).
PVM sąskaitų: 70 × 1 min = 1,2 val (sistema generuoja, dispečeris tvirtina).
CMR: 35 × 1 min = 0,6 val (automatinis).
Buhalterijos eksportas: 0,5 val.
Iš viso: ~5 val per mėnesį. Su tarifu 12 EUR = 60 EUR.
Klaidos: 0,3 % užsakymų: 70 × 0,003 × 80 = 17 EUR.
Iš viso su TMS: 59 + 60 + 17 = 136 EUR.
Skirtumas
Excel: 460 EUR/mėn nematomi kaštai.
TMS: 136 EUR/mėn (59 EUR abonementas + 77 EUR darbo ir klaidų).
Skirtumas: 324 EUR per mėnesį.
Per metus: 3888 EUR.
Per 3 metus: 11 664 EUR.
ROI per 6/12/24 mėnesius
6 mėn: TMS sutaupo 1944 EUR. Atsipirkimas: 1 mėnuo.
12 mėn: TMS sutaupo 3888 EUR. Vienos sistemos kaštas dengiamas per ~5 dienas.
24 mėn: 7776 EUR sutaupymo + papildomi 1–2 vairuotojai be papildomo dispečerio kaštų (talpa be naujų išlaidų).
Migracijos planas — 30 dienų
Diena 1–5: pasiruošimas.
Eksportuokite klientų bazę iš Excel į CSV. Sutvarkykite duomenis (dublikatai, kontaktai).
Atrinkite 1 dispečerį ir 1 vairuotoją bandymui.
Užregistruokite TMS bandymą (paprastai 14 dienų, be kortelės).
Diena 6–10: paralelinis darbas.
Naujus užsakymus suvedinėkite ir Excel, ir TMS.
Pasitarkite su vairuotoju — kaip jam programėlė.
Sukurkite pirmąją PVM sąskaitą per sistemą, palyginkite su buhalteriais.
Diena 11–15: pilnas TMS, šešėlinis Excel.
Nauji užsakymai — tik TMS.
Excel paliekamas kaip „backup".
Vairuotojo telefone — programėlė.
Diena 16–25: visi vairuotojai.
Įjunkite likusius vairuotojus į sistemą.
Apmokyti dispečerius (30 min vienam užtenka).
Pradėkite generuoti PVM iš sistemos.
Diena 26–30: Excel atsisveikinimas.
Senų užsakymų finalizavimas — užbaigiate Excel.
Backup’as Excel — į archyvą.
Naudokitės tik TMS.
Klaidos migracijos metu
Klaida #1: migracija per vieną dieną. Bandote viską iš karto — sukurate chaosą. Geriau 30 dienų, paraleliai.
Klaida #2: nepradėjote nuo kliento bazės valymo. „Mes vėliau sutvarkysime" — niekada nesutvarkote.
Klaida #3: nesusimokėjote vairuotojų programėlės. Vairuotojui blogai — visa sistema žlunga.
Klaida #4: nepateikėte buhalteriui PVM sąskaitos pavyzdžio. Atstatote buhalterijos eksportą po mėnesio — chaosas.
Klaida #5: pasilikote Excel kaip „atsarginį planą". Su atsarginiu planu — neisite į priekį.
Kada Excel iš tikrųjų pakanka
Visapusiškas sąžiningumas: Excel pakanka, jei:
Turite 1–2 vairuotojus.
Mažiau nei 20 užsakymų per mėnesį.
Klientai nereikalauja realaus laiko statusų.
Neišrašote daug PVM sąskaitų (mažiau nei 15/mėn).
Nevykdote tarptautinio pervežimo (CMR).
Augimas nėra prioritetas.
Jei vienas iš šių neatitinka — Excel jau dabar kainuoja jums daugiau, nei mokėtumėte už TMS.
Kas toliau
Skaitykite mūsų straipsnį „Kaip atsisakyti Excel pervežimo įmonėje — 5 žingsnių planas" detalesniam migracijos vadovui.
Arba tiesiog pradėkite — Getfast siūlo 14 dienų nemokamą bandymą be banko kortelės. Per pirmas 14 dienų pamatysite, ar TMS jūsų įmonei aktualu.