Funkcionalumas — kas yra ir ko nėra
Excel — bendrojo paskirties skaičiuoklė. Joje galima sukurti bet ką, bet niekas iš anksto neparuošta. Užsakymo lentelė — patys kuriate stulpelius, formules, lentelės struktūrą. CMR forma — atskirai Word’e. PVM sąskaita — dar atskirai. Klientų bazė — dar viena lentelė. Vairuotojo grafikas — dar viena. Iš viso 5–7 atskiri failai (arba lentelės viename Excel’yje), kuriuos reikia palaikyti sinchronizuotus.
Getfast — speciali pervežimo verslo programa. Joje iš anksto įdiegta: užsakymų valdymas su statusais (Naujas → Priskirtas → Paimtas → Pristatytas), klientų bazė su istorijos paieška, vairuotojų sąrašas su mobiliąja programėle, GPS sekimas darbo metu, pristatymo patvirtinimas (PIN, parašas, nuotrauka), automatinis CMR generavimas iš užsakymo, automatinė PVM sąskaita pagal LR įstatymus, buhalterijos eksportas (B1, Rivilė, Centas), klientų portalas (jiems matomi tik jų užsakymai).
Iš funkcionalumo požiūrio — neapatlyginama. Excel galima padaryti viską, bet jokia smulki įmonė neturi resursų sukurti tokios sistemos rankomis. Pirkti — pigiau ir patikimiau.
Mobilumas — vairuotojo darbo įrankis
Tai galbūt didžiausias skirtumas. Excel turi mobilią versiją (Office Mobile, Google Sheets app), bet ji praktiškai nenaudojama vairuotojo darbe. Per maža sąsaja, sudėtinga, nepatogu pirštais. Praktikoje vairuotojai sužino savo dienos darbus per WhatsApp žinutes nuo dispečerio, skambinasi paklausti detalių, statusus atnaujina balsu.
Getfast turi specialią vairuotojo mobiliąją programėlę (iOS ir Android). Joje vairuotojas mato: šios dienos užsakymus optimaliai sustatytus pagal lokaciją, navigaciją į kiekvieną adresą (atveria Google Maps/Waze), užsakymo detales (kas, kur, kontaktinis), statuso atnaujinimo mygtukus („Atvykau", „Paėmiau", „Pristatyta"), pristatymo patvirtinimą (PIN gavėjui, parašas ekrane, nuotrauka), gali įkelti dokumentų skenavimus (CMR, kvitukai).
Programėlė veikia silpno signalo vietose (kaupia veiksmus, sinchronizuoja kai grįžta tinklas). GPS aktyvus tik darbo metu (BDAR atitiktis). Vairuotojui apmokyti — 5 minutės.
Šis skirtumas yra pati svarbiausia priežastis, dėl ko Excel nebepakanka, kai įmonė auga. Be mobilios programėlės — dispečeris vyriausiasis disponentas tampa pranešimų centru, eikvojančiu didelę dienos dalį paprastiems klausimams.
Kaštai — slėpti ir aiškūs
Excel atviri kaštai minimalūs. Microsoft 365 Business Standard — 12,50 EUR per vartotoją per mėnesį, arba Google Workspace — 6 EUR per vartotoją. 5 vartotojai — 30–60 EUR per mėnesį.
Getfast kainos: Starter 39 EUR/mėn (5 darbo vietos), Pro 59 EUR/mėn (10 darbo vietų), Business 99 EUR/mėn (20 darbo vietų). Kainos galutinės, PVM neskaičiuojamas. Renkantis metinį planą mokate už 10 mėnesių — 390, 590 arba 990 EUR per metus.
Bet tikrieji Excel kaštai slypi laike. Skaičiavimo pavyzdys (prielaidos, ne išmatuoti duomenys): tarkime, 5 vairuotojų įmonė administraciniam darbui Excel’yje (užsakymų suvedimas, CMR, sąskaitos, statusų derinimas) sugaišta ~29 valandas per mėnesį. Su dispečerio tarifu 12 EUR/val — 348 EUR. Jei klaidos (neišrašyta sąskaita, papildomas reisas) kainuoja dar ~112 EUR per mėnesį, iš viso: 30 EUR (prenumeratos) + 348 EUR (laikas) + 112 EUR (klaidos) = 490 EUR per mėnesį.
Jei su Getfast didžioji dalis perrašymo dingsta (CMR ir sąskaita kuriami iš užsakymo) ir, tarkime, lieka ~5 val. administracinio darbo (60 EUR) bei ~17 EUR klaidų kaštų: 59 EUR (Pro planas) + 60 EUR + 17 EUR = 136 EUR per mėnesį.
Prie šių prielaidų skirtumas — 354 EUR per mėnesį, 4248 EUR per metus. Jūsų skaičiai bus kitokie: įsistatykite savo valandas ir tarifą. Jei TMS sutaupo daugiau, nei kainuoja, — verta.
Excel pranašumai, kurių Getfast neturi
Sąžiningumo požiūriu — Excel taip pat turi pranašumų:
Lankstumas. Excel galima sukurti bet kokią ataskaitą, bet kokią formulę, bet kokią lentelę. Getfast — fiksuota struktūra. Jei jums reikia labai specifinės ataskaitos, kurios Getfast nepalaiko, tai gali būti minus.
Nepriklausomybė. Excel failas — jūsų. Jei kompanija užsidaro, jūs vis tiek turite duomenis. Getfast — SaaS sprendimas, priklausomas nuo paslaugos teikėjo (nors visi duomenys eksportuojami CSV/Excel formatu bet kuriuo metu).
Veikimas be interneto. Excel veikia visada. Getfast reikia interneto (mobili programėlė kaupia veiksmus, jei tinklo nėra, ir sinchronizuoja vėliau, bet web dispečerinė reikalauja online).
Mokymosi kreivė. Excel — 0 minučių (visi moka). Getfast — 30 min dispečeriui, 5 min vairuotojui.
Mūsų sąžiningas vertinimas: šie pranašumai svarbūs tik labai mažoms įmonėms (1–2 vairuotojai), kur fiksuota TMS sistema gali atrodyti per griežta. Augančioms — Getfast pranašumai gerokai didesni už šiuos.
Migracija — kaip pereiti
Daug įmonių vengia perėjimo, nes baiminasi „chaoso". Praktikoje migracija yra paprasta, jei vykdoma planuotai. Rekomenduojamas planas:
1 savaitė: Excel klientų bazės eksportas į CSV, dublikatų valymas. Getfast bandymo paskyros sukūrimas (14 dienų nemokamai, be banko kortelės). Vieno dispečerio ir vieno vairuotojo bandymas.
2 savaitė: paraleliniai darbai — naujus užsakymus vesti ir Excel, ir Getfast. Pirmosios PVM sąskaitos per sistemą, palyginimas su buhalteriais. Vairuotojo programėlės testavimas realiame darbe.
3 savaitė: Excel atsisveikinimas — visi nauji užsakymai tik Getfast, Excel paliekamas tik istoriniams duomenims. Likę vairuotojai įjungiami į sistemą.
4 savaitė: pilnas darbas Getfast. Excel — į archyvą.
Migracijos rizikos: dublikatai klientų bazėje (sutvarkomi prieš migraciją), vairuotojų pasipriešinimas (mažas, programėlė paprasta), buhalterijos derinimas (1 pokalbis užtenka).